Quy trình thu mua trên ProBox One tại Module Thu Mua

Với quy trình thu mua trên ProBox One tại Module Thu Mua , chúng tôi đặt biệt chú trọng đến sự kiểm soát. Phương pháp chuẩn ngay từ đầu vào thì đầu ra chính xác và giảm tải nhiều công đoạn vận hành, bán hàng và marketing.

99% mọi thứ rắc rối bắt nguồn từ việc mất kiểm soát đầu vào. Thấu hiểu vấn đề, ProBox JSC đã xây dựng quy trình chuẩn từ đầu vào xem như là 1 giá trị lớn trao cho khách hàng.

Có rất nhiều khách hàng ban đầu rất mệt mõi vì quy trình rất cứng nhắc, nhưng suy ngẫm về việc nhân sự của mình có thể thay đổi hoặc phải bàn giao thì cho rằng thuộc lòng quy trình vẫn là sự tối ưu tốt nhất. (đây được gọi là quy tắc kế thừa nhanh tại 1 quy trình nhỏ không đáng làm ảnh hưởng quy trình lớn)

Bản chất của phần mềm sinh ra là kiểm soát.

I/ Thu mua hàng hoá dịch vụ có hoá đơn điện tử

1. Vào Module Thu Mua
2. Vào tính năng Phiếu đặt mua hàng. (tại tính năng này dữ liệu tạo ra và lưu lại thì mặt định là bản nháp, để người dùng cho dù là chưa có kinh nghiệm vẫn có thể nhanh chóng thực hiện)
3. Bấn nút tạo Phiếu đặt hàng. (form đặt hàng xuất hiện).
4. Nếu là Nhà cung cấp mới, thì sẽ tạo liên hệ đúng form) – Nếu là nhà cung cấp củ thì tìm chọn (việc thực thi đúng form sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn hoá được dữ liệu. Nếu là người dùng mới vào và nhận bàn giao lại từ 1 người dùng khác thì liên hệ công ty lập phiếu bàn giao liên hệ nhà cung cấp của người củ).
5. Chọn ngày đặt hàng.
6. Đặt tiêu đề gợi nhớ.
7. Chọn các sản phẩm để đặt hàng. Nếu là sản phẩm mới thì bấm lệnh tạo sản phẩm có hình dấu “+” và điền thông tin sản phẩm/dịch vụ đúng quy tắc, không hiểu có thể liên lạc công ty để nhận hổ trợ thêm.
8. Lưu lại . (đây là bản nháp , không ngại sai sót)
9. Xem xét lại nội dung, tên sản phẩm , số lượng , Và yêu cầu giá từ nhà cung cấp.
10. Mở lại phiếu và Nhập giá vào form đặt hàng, gởi duyệt.
11. Sau khi mọi thứ đã chuẩn, sẽ gởi đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin cho nhà cung cấp để tiến hành quy trình của nhà cung cấp.
12. Sau khi hàng hoá về kho, và hoá đơn điện tử đã nhận được, thì mở lại phiếu đặt hàng để nhập thông tin hoá đơn VAT. Lưu lại lần nữa và tiến hành quy trình nhập kho. (công đoạn này không nhập liệu, chỉ chọn chứng từ là tự động)
13. Sau khi nhập kho thì tạo đơn mua hàng để ghi công nợ. (công đoạn này không nhập liệu, chỉ chọn chứng từ là tự động)

Tinh gọn : nếu đã thấu hiểu có thể đi nhanh bằng cách , yêu cầu nhà cung cấp xuất hàng, hàng về kho, và tạo phiếu đặt hàng với đầy đủ thông tin như trên hoá đơn. (thật ra công tác này là thường xuyên nhất, và chỉ cần người dùng là có độ tin tưởng, có dữ liệu ghi nhận sự yêu cầu là có thể hành động nhanh)

Quy trình trên đảm bảo dữ liệu chính xác và không làm dữ liệu của doanh nghiệp bị tạo ra mất kiểm soát làm ảnh hưởng số liệu, công nợ.

II/ Thu mua hàng hoá dịch vụ không có hoá đơn điện tử

1. Vào Module Thu Mua
2. Vào tính năng Phiếu đặt mua hàng. (tại tính năng này dữ liệu tạo ra và lưu lại thì mặt định là bản nháp, để người dùng cho dù là chưa có kinh nghiệm vẫn có thể nhanh chóng thực hiện)
3. Bấn nút tạo Phiếu đặt hàng. (form đặt hàng xuất hiện).
4. Nếu là Nhà cung cấp mới, thì sẽ tạo liên hệ đúng form) – Nếu là nhà cung cấp củ thì tìm chọn (việc thực thi đúng form sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn hoá được dữ liệu. Nếu là người dùng mới vào và nhận bàn giao lại từ 1 người dùng khác thì liên hệ công ty lập phiếu bàn giao liên hệ nhà cung cấp của người củ).
5. Chọn ngày đặt hàng.
6. Đặt tiêu đề gợi nhớ.
7. Chọn các sản phẩm để đặt hàng. Nếu là sản phẩm mới thì bấm lệnh tạo sản phẩm có hình dấu “+” và điền thông tin sản phẩm/dịch vụ đúng quy tắc, không hiểu có thể liên lạc công ty để nhận hổ trợ thêm.
8. Lưu lại . (đây là bản nháp , không ngại sai sót)
9. Xem xét lại nội dung, tên sản phẩm , số lượng , Và yêu cầu giá từ nhà cung cấp.
10. Mở lại phiếu và Nhập giá vào form đặt hàng, gởi duyệt.
11. Sau khi mọi thứ đã chuẩn, sẽ gởi đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin cho nhà cung cấp để tiến hành quy trình của nhà cung cấp.
12. Sau khi hàng hoá về kho. Lưu lại lần nữa và tiến hành quy trình nhập kho. (công đoạn này không nhập liệu, chỉ chọn chứng từ là tự động)
13. Sau khi nhập kho thì tạo đơn mua hàng để ghi công nợ. (công đoạn này không nhập liệu, chỉ chọn chứng từ là tự động)

Tinh gọn : nếu đã thấu hiểu có thể đi nhanh bằng cách , yêu cầu nhà cung cấp xuất hàng, hàng về kho, và tạo phiếu đặt hàng với đầy đủ thông tin như trên hoá đơn. (thật ra công tác này là thường xuyên nhất, và chỉ cần người dùng là có độ tin tưởng, có dữ liệu ghi nhận sự yêu cầu là có thể hành động nhanh)

Quy trình trên đảm bảo dữ liệu chính xác và không làm dữ liệu của doanh nghiệp bị tạo ra mất kiểm soát làm ảnh hưởng số liệu, công nợ.